af83

Détournement de Board

J’ai récupéré il y a quelques temps un board, denrée précieuse par ici… Chez af83, ils servent pour les projets Scrum mais celui-ci me sert non pas à suivre un projet mais plusieurs, et sur tout le cycle d’avant-vente, puisque je suis dans la "Sales Team". Disons le tout de suite, c’est un mode de suivi qui me convient bien : les tableurs se multiplient tous seuls (surtout avec plusieurs contributeurs) et ne sont jamais à jour, les listes papiers se perdent. Et en plus je suis de base une adepte des post-it : j’en ai une collection sur mon laptop, sur mon deuxième écran, ma lampe, bref tout espace vertical doté d’une surface minimale.

Premier essai…

Avec les boards dédiés aux divers projets, j’avais donc de bons exemples de fonctionnement sous les yeux. J’ai, au départ, créé les colonnes en essayant d’adapter un board classique à une utilisation moins conventionnelle (on a pas forcément les mêmes problématiques qu'une équipe de dev…) avec les conseils de Jérôme, notre directeur des opérations. Ça donne quelque chose comme ça, avec une ligne par projet (la première colonne qu’on ne voit volontairement pas affichant le nom du projet) :

Détail board

Mais après utilisation depuis un bon mois, je ne trouve pas cette organisation optimale, avec plusieurs remarques :

  • Il y a des tâches récurrentes sur tous les « projets » : chiffrer, faire un planning, envoyer… Et des spécifiques : il faut une maquette, c’est un AO public donc il y a tout le dossier administratif à remplir… Quel est l’intérêt à faire apparaître le classique en très détaillé ? Il y a du pour et du contre, je m’interroge encore…

  • Je mélange des informations de différents types : des tâches à faire et des statuts, des rappels de rdv de présentation ou calls importants, etc.

  • Il n’y a pas de colonne done, pour le moment je jette au fur et à mesure les post-it alors qu’il pourrait être intéressant de les garder pour vérification.

  • Il y a une colonne factu… alors qu’une fois que les projets passent en production, je les enlève du board ; et 4 colonnes de statut qui prennent une place folle : bref plein de post-its mais j’ai l’impression qu’il manque aussi plein d’autres informations.

  • Normalement je devrais voir l’avancement des propositions dans le cycle d’avant-vente avec une jolie diagonale : les derniers projets entrés sont tout en bas et ceux qui sont là depuis longtemps devraient être dans les phases de signature à droite. Sauf que… entre un projet à 20jh et un autre à 200jh, la durée d’avant-vente et le nombre d’aller-retours de la proposition ne sont pas identiques. Et puis on a pu avoir une réponse sans que le projet ne sorte du board, parce que notre offre est à retravailler.

Board

On change (presque) tout

Donc après un peu de cogitation et quelques recherches sur le sujet, je suis arrivée à l’organisation suivante que j'ai mise en pratique et testée depuis peu :

  • La colonne projet ne bouge pas, nouveauté un post-it sur le projet s’il y a une deadline d’envoi de l’offre.

  • Ensuite 1 colonne statut qui peut avoir différents états (comme attente, en cours, on hold, réponse, bdc…).

  • 1 colonne "taille" qui permet d’avoir d’un coup d’œil budget estimé et nombre de jours hommes, toujours intéressant à garder en tête…

  • 1 colonne pour indiquer quels pôles et/ou tiers interviendront : juste de l’UX, du dev et de l’UX, un presta, etc.

  • 1 colonne pour afficher les éventuelles prochaines réunions ou conf call importantes.

  • Un bon espace pour le to-do, et la dernière colonne pour empiler le done.

  • À côté du board, une feuille séparée en 2 (gagné/perdu), pour avoir d’un coup d’œil le statut des derniers projets sortis du board.

  • Et enfin, avoir plus que 2 couleurs de post-it, pour mieux pouvoir identifier visuellement les informations !

Avec ces changements – même s’ils n’ont rien de révolutionnaires - ça devrait être mieux pour le pôle sales ; mais aussi plus clair pour tous les autres pôles chez af83, qui pourront savoir où on en est, ce qui est rentré, qui sera concerné si on gagne le projet… À vérifier à l’usage !

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